建設業許可の更新
建設業許可の「更新期限」と「有効期限」
建設業許可業者は5年に一度、許可の更新をしなければなりません。つまり、許可要件を引き続き満たしているかを5年ごとに行政がチェックするのです。要件を満たしていなかったり、許可期限を経過してしまうと許可は失効します。もちろん新規の許可申請で原状回復は可能ですが、新規と更新では書類準備の手間や費用にかなりの差がありますし、何より失効から再度の新規許可までの期間は無許可業者となってしまい、小規模の工事しかできない事態となりますので失効しないよう気を付けましょう。
では具体的にいつまでに更新を申請すればよいか、となると勘違いされている方がたまにいらっしゃいます。5年の「有効期限」ギリギリいっぱいの日までに申請すればよいのではなく、有効期限の30日前までに申請しなければなりません。これを「更新期限」と言います。行政は更新申請から有効期限までの約1ヶ月の間に許可要件等の審査をします。
また更新を申請する時点で、取締役交代などにより届出内容に変更が生じている場合は、変更届も同時に提出しなくてはなりません。さらに毎年の決算届も5年分がきちんと提出されてなければなりません。許可から5年経ったので「さぁ更新」と思ったら、まず5年分の決算届と変更届から作成しなければならず大変な作業になった、という話を時々聞きます。各書類の提出すべき時期を逸して放置すると、必ずと言っていいほど後々しっぺ返しを食らいます。
許可更新の手続概要
更新手続の際の提出書類は新規申請の場合と共通するものが多いのですが、前述したような、手続をいくつか怠った場合でなければ、新規申請と比較するとかなり簡単です。省略できる書類がたくさんあるからです。行政に支払う申請手数料も新規申請に比べれば、かなり控え目になります。
また場合によっては、更新期限を経過してから更新の申請をするケースもあると思いますが、行政が更新申請を全く受け付けなくなるわけではありません。役所によっては始末書の提出を求められることもありますが、ひとまず受理はしてくれます。あきらめずに1分1秒でも早く申請しましょう。
受理さえされれば許可はひとまず失効しません。許可か不許可か決定するまでは、有効期限を経過していても従前の許可が有効です。許可･不許可が決定した時に有効期限の日まで遡って有効期間満了し、従前の有効期限の翌日から新しい許可の有効期間が始まります。
建設業許可の変更届･決算届
変更届
建設業許可を受けた時点と現在とで届け出ている内容に変更が生じることはよくあります。取締役が交代した場合などが代表例ですが、取締役は代わってなくとも常勤が非常勤に変わっただけでも変更届が必要ですし、中には電話番号が変わっただけでも変更届を提出するケースもあります。要するに行政に届けた情報は常に最新のものにしておかなければならない、ということです。
少し厄介なのが会社を引越した場合です。同一都道府県内での移転であれば住所、郵便番号、電話番号などを変更すればOKです。では他県へ引越した場合はどうでしょう。たしかに知事許可は都道府県ごとのものではありますが、他県に引越したからと言って取得し直すのは少々酷です。なのでこの場合には、現在の自治体から移転先の自治体に許可を移してもらいます。
決算届
建設業許可を受けると、決算を迎えるたびに決算内容を、許可した役所へ届け出なければなりません。期限は決算終了から4ヶ月以内です。決算の財務諸表だけでなく、この一年間でどんな工事を行ったか、この一年を振り返っての総括とか、案外いろいろな書面を用意しなければなりません。
冒頭にも書きましたが、たまに見かけるのがこの決算届を忘れていて、更新時に5年分まとめて提出させられるケースです。更新期限ギリギリで発覚した場合などは、大慌てで5年分用意するハメになったりします。またこのケースでは、納税証明書など過去3年内のものしか発行されない添付書類もあり、添付することができない書類の代わりに始末書を要求されることもあります。さらに変更届まで怠っているともう大混乱…なんてことも。なので、建設業許可を受けている建設業者は尚更、行政書士等の専門家と連絡を密にして、こういった届出を怠らないように留意してもらう方がいいかと思います。
また、添付する財務諸表が通常、税務申告に使う決算書とは微妙に勘定科目が違ったり、調整が必要な場合がほとんどです。日頃から建設業用の科目体系で経理処理をしていればスムーズに決算届が作成できます。専門の担当者がおらず自社でフォローできない場合などは、建設業の手続と経理、両方の知識が豊富な専門家に任せることをお奨めします。